9 dicas para manter a produtividade

Eu perco o foco muito facilmente. Muito mesmo rs. E com isso minha produtividade despenca… Por exemplo, acontece às vezes de eu estar trabalhando e aparece uma notificação de mensagem. Pego o celular para responder e quando percebo já se passaram uns 40 minutos e eu já passei pelo Instagram, Facebook e etc.

Quando percebi que não dava mais para seguir assim minha primeira atitude foi passar a me organizar, mas percebi que nem sempre ter uma agenda organizada e atualizada é o suficiente para ter um dia produtivo. Muitos outros fatores influenciam na produtividade, como nosso humor e disposição. Quando não acordamos dispostos, qualquer outra atividade parece mais interessante que o trabalho que temos que fazer.

Acredito que esse seja um problema para muitos, então resolvi compartilhar algumas coisas que descobri que me ajudam a ser mais produtiva.

1 – Descubra o que te faz perder o foco

No meu caso, são as notificações e a falta de um planejamento. Me auto analisando descobri que quando vou conferir uma notificação não paro somente nela. Acabo dando uma olhadinha no Instagram, aproveito para responder comentários no Facebook e dar uma olhada em alguma ideia no Pinterest. E lá se foi uma hora sem que eu percebesse. Uma pausa de 10 minutos se torna facilmente uma pausa de 40, com a sensação de que só 5 se passaram…

Para resolver isso eu coloco metas ou prazos para mim mesma. 40 minutos de trabalho e pausa de 15 minutos para as redes sociais ou outra coisa. Quem já conhece um pouco de organização reconheceu a técnica Pomodoro aí. Pretendo falar sobre ela em outro post.

Outra coisa que me atrapalha é quando começo a realizar minhas atividades sem planejar tudo o que tenho que fazer naquele dia. Acabo lembrando de uma atividade mais urgente no meio de outra e aí pulo para essa, deixando a outra incompleta. Isso quando não esqueço completamente de uma tarefa…

Criei o hábito de planejar as atividades da minha semana na agenda e toda manhã olhar para ela antes de iniciar o trabalho. Isso me fez reduzir drasticamente o número de tarefas esquecidas e aumentou minha produtividade!

2 – Prepare seu ambiente de trabalho

Já deve ter acontecido com você de sentar para começar escrever algo a lápis e precisar apagar uma palavra incorreta. Pega a borracha pra apagar. Cadê a borracha? Esqueci… Levanta, procura a borracha, volta para a mesa… Já se foi um tempinho perdido aí e, no meu caso, um pouco da minha paciência também.

Antes de começar qualquer atividade gosto de verificar o que vou precisar. Portanto, procuro e separo os materiais, assim não tenho que ficar levantando para procurar depois. Consequentemente, além de manter minha produtividade também mantenho o foco e me livro das distrações que podem aparecer enquanto levantava para ir procurar o item faltante.

Também aproveito esse momento para encher minha garrafa de água e organizar a mesa ;).

3 – Realize a tarefa mais importante primeiro

É interessante analisar as tarefas que você tem a realizar no dia e descobrir qual é a mais importante ou que não pode ser adiada de jeito nenhum. E priorizar terminar essa. Eu me sinto mais motivada (e aliviada) quando finalizo uma tarefa importante ou que tenha prazo de entrega. É como se eu tivesse realizado o principal dever do dia e as outras são tarefas a que posso me dedicar mais tranquilamente.

4 – Quando estiver difícil começar, faça tarefas rápidas para se motivar

Às vezes a parte mais difícil é começar. Depois que começa tudo flui. Se esse é o seu caso, recomendo começar com as tarefas mais rápidas ou mais fáceis. Fazendo isso eu consigo me concentrar e tudo começa a fluir.

5 – Marque o que já foi feito

Sempre mantenho a agenda aberta na minha mesa e, à medida que vou finalizando minhas tarefas, vou marcando o que já foi concluído. Ver a lista de tarefas pendentes diminuir e constatar o quanto já fiz no dia me mantém motivada, focada e tem menos chances da minha produtividade cair!

6 – Faça pequenas pausas

É importante parar um pouco para esticar as pernas, apreciar o tempo pela janela, conversar com um colega. Esses pequenos momentos de pausa nos ajudam a relaxar um pouquinho e nos manter mais motivados.

Quando estou muito intensa e trabalho sem pausa acabo perdendo o foco e no fim não aguento mais olhar pro trabalho. Isso causa cansaço mental e faz a produtividade despencar…

7 – Seja realista

Quando comecei a usar a agenda a sério anotava muitas tarefas para o mesmo dia. Eu fazia isso porque achava que ia dar tempo e então eu já ficaria livre logo. No entanto, o que acabava acontecendo é que eu terminava o dia tendo marcados poucas tarefas concluídas (em comparação com o que estava planejado). Como resultado eu terminava a tarde com a sensação de que não havia sido nada produtiva naquele dia. Mas analisando bem eu havia sido produtiva, havia feito o máximo de tarefas que era possível fazer naquele dia! Mas na verdade, o problema é que havia planejado coisas que eu não tinha tempo disponível para realizar.

O segredo é ser realista com o que é possível realizar em um dia. Não adiantar marcar 10 tarefas que demandam muito tempo se só terei tempo para realizar 4 dessas tarefas bem feitas. Claro, mantendo o pensamento de que realizar 10 tarefas meia-boca não é necessariamente um indicativo de produtividade. Melhor se planejar bem e poder se dedicar para realizar 4 tarefas bem feitas!

8 – Não deu certo, e agora?

Mesmo com todo o planejamento e foco, às vezes acontece de não conseguirmos realizar tudo. Isso é normal. Acontece. Não estamos no controle de absolutamente tudo. Aceitar isso é o primeiro passo para evitar a frustração. Mantenha o foco e replaneje, se possível.

9 – Recompense-se por um dia produtivo!

É muito satisfatório chegar ao final do dia tendo cumprido com suas tarefas. Mas quer saber? Não seja tão dura consigo mesma. Muitas vezes nós nos cobramos mais que qualquer outra pessoa. Ser produtiva nem sempre significa marcar todas as tarefas como concluídas. Certamente se uma dor de cabeça te pega no meio da tarde e te obriga a remarcar algumas tarefas para o dia seguinte isso não quer dizer que sua produtividade caiu tanto assim. Sendo assim, analise o que fez e, independente do planejamento, se julgar que seu dia foi produtivo, se recompense!

Pode ser assistindo alguns episódios da sua série ou saindo para tomar um sorvete. Faça algo que a deixe feliz e motivada a continuar o trabalho amanhã.

Bom, essas são as técnicas que tenho usado para manter minha produtividade. Espero que possam te ajudar.

Tem mais alguma dica? Compartilha aí nos comentários!

Beijos,

Carol